REGLEMENT GENERAL POUR LA LOCATION DES SALLES POLYVALENTES

ET LEURS ANNEXES

Article 1

Les salles polyvalentes sont des équipements intercommunaux ouverts à toute personne morale ou physique désireuse d’organiser une manifestation à caractère professionnel, culturel, philosophique, politique, sous forme de congrès, colloques, réunions, expositions, spectacles, banquets, cocktails, bals sur invitation.

Article 2

Le SIVU du Coisel et son président sont seuls juges de l’opportunité de la location ainsi que du choix du bénéficiaire dans le cas où il serait saisi de plusieurs demandes pour la même date.

C’est sous son autorité que sera établi le calendrier annuel des occupations, la priorité étant donnée aux manifestations des communes membres du SIVU, comités des fêtes locaux ou associations assurant un rôle d’animation communale. Les dates réservées aux associations seront reçues lors de l’établissement du calendrier d’occupation ; aucune location attribuée à une date précise du calendrier ne pourra être considérée comme définitivement acquise pour les années suivantes.

Article 3 – Interdictions – Occupations irrégulières

Tout bal à caractère lucratif hormis ceux organisés par les associations intercommunales est interdit.

Toute cession ou sous-location mise à disposition de tiers est interdite et sera sanctionnée par une radiation définitive pour les auteurs.

CONDITIONS DE LOCATION

Article 4 – Réservations

Toute personne morale ou physique désirant utiliser l’une des salles devra remplir en double exemplaire un imprimé de demande de location mis à sa disposition au siège du SIVU du Coisel. Cette demande de location, à retourner le plus tôt possible après l’option mise sur la date, devra comporter notamment les prestations souhaitées et l’engagement de se conformer aux dispositions du présent règlement.

Le SIVU fera connaître sa décision dans un délai aussi court que possible, et la réservation prendra effet au retour du contrat de location signé, accompagné de l’attestation d’assurance au nom du loueur.

1- La clé devra être retirée aux heures d’ouvertures du complexe intercommunal du Coisel. Les modalités de restitution de clé seront précisées au loueur.

2- Durant la période d’hiver, le chauffage sera allumé par les soins du personnel.

3- Il est formellement interdit de fumer dans les locaux, de lancer des projectiles de quelque nature que ce soit, d’écrire sur les murs et d’apposer des affiches ou prospectus tant à l’extérieur qu’à l’intérieur des salles. Il est interdit de scotcher ou agrafer sur les murs, les portes ou sur les rideaux de portes extérieures. Il est formellement interdit de monter debout sur les chaises.En extérieur, les papiers, mégots de cigarettes, etc devront être déposés chacun dans des récipients prévus à cet effet. Le matériel qui aura été déplacé au cours de la manifestation devra être replacé à la fin de celle-ci à son emplacement initial.

L’accès des animaux ainsi que les vélomoteurs, bicyclettes, rollers... est interdit.

4- Dans le cas où la présence des représentants des services d’ordre et de sécurité serait jugées nécessaire par le SIVU, les frais en résultant incomberaient aux organisateurs.

Le locataire devra veiller à l’application de tous règlements de police, notamment en ce qui concerne la lutte contre le bruit, afin que la tranquillité du voisinage ne soit pas troublée.

Article 5 - Tarifs

L’utilisation des salles donne lieu au paiement d’une redevance d’occupation dans les conditions et aux tarifs définis par le Conseil Syndical en début d’année civile. Le tarif applicable sera celui en vigueur à la date d’utilisation des locaux. La redevance devra être réglée sous forme de chèque établi au Trésor Public : 50 % devront être joints au contrat signé, le solde étant réglé un mois avant la date d’occupation.

Article 6 – Dépôt de garantie

Un dépôt de garantie, fixé pour chaque salle, destiné à couvrir les frais éventuels de remise en état des salles (ménage, débarras des lieux ou/et répartition ou remplacement du matériel détérioré) est exigé à la signature du contrat sous forme de chèque établi au nom du Trésor Public. Le SIVU du Coisel se réserve le droit de réclamer une somme complémentaire si le montant du dépôt de garantie s’avère inférieur aux frais réels de remise en état.

Article 6 bis – Annulation des réservations

Aucune annulation ne peut être acceptée dans les trente jours précédant la location. Si toutefois, une annulation intervenait durant cette période, le prix total de la location resterait dû au SIVU par l’utilisateur.

En cas d’annulation formulée par écrit intervenant avant ce délai de trente jours, 50% du prix de location serait dû par l’utilisateur.

Article 7 – Prestations

Le tarif comporte, outre la location de la salle, l’éclairage, l’électricité et l’eau, l’entretien du bâtiment et la mise à disposition du matériel attaché à la salle (chaises et tables).

La mise en place de l’ensemble de l’équipement mobilier et son rangement après usage sont à la charge du loueur. Tout équipement ou matériel nécessaire à la manifestation sera mis à disposition dans chaque salle et remis, après vérification, par le loueur.

Article 8 – État des lieux

L’état des lieux à la restitution de la salle se fera le lendemain de la location ou le premier jour ouvrable si celui-ci est un jour férié. Dans tous les cas, la clé sera remise au gardien à l’issue de l’occupation ou, à défaut, dans la boîte aux lettres du SIVU à 6 heures le lendemain.

Les locaux devront être laissés en bon état de propreté, notamment les installations sanitaires et la cuisine. Un état des lieux sera établi avant et après chaque location. En cas de nettoyage insuffisant, celui-ci sera refait à la charge de l’organisateur :

Il sera appliqué un forfait nettoyage, selon l’état des salles restituées. Ce forfait est déterminé par délibération du Conseil Syndical.

L’utilisation des appareils de cuisine se fera conformément aux directives du personnel. Toute transformation des lieux est formellement interdite. L’organisateur devra prendre soin des locaux, du matériel et du mobilier mis à sa disposition et s’assurer du nettoyage avant de rendre les clés. Les tables et chaises doivent être rendues en parfait état.

L’organisateur est responsable de toute détérioration causée sur les lieux du fait de ses installations ou des objets exposés. Un état des lieux sera établi contradictoirement avant et après la manifestation aux jours et heures fixés par le SIVU. En cas de dégradation, le SIVU du Coisel fera effectuer la remise en état aux frais de l’utilisateur ; ces frais seront imputés sur le dépôt de garantie prévu à l’article 6.

Article 9 – Matériel

L’organisateur pourra utiliser son propre matériel. Le SIVU du Coisel ne pourra être rendu responsable d’éventuels incidents survenus du fait de l’utilisation de ce matériel. Sauf stipulation particulière, l’organisateur s’engage à enlever son matériel dès la fin de la manifestation. A défaut, le SIVU peut procéder à l’enlèvement du matériel aux frais, risques et périls de l’utilisateur, auquel cas, il peut réclamer une indemnité d’occupation supplémentaire.

Article 10 – Branchements électriques

Il est interdit de modifier toute installation électrique existante. L’installation de branchements électriques spéciaux devra être demandée au préalable au SIVU et être conforme aux normes en vigueur. La responsabilité du SIVU du Coisel ne s’étend pas au-delà de ses tableaux de distribution. Les utilisateurs devront respecter l’ampérage maximum admissible indiqué sur les prises électriques.

Article 11 – Vestiaires

Les vestiaires sont mis à la disposition de l’organisateur. Les objets trouvés devront être remis au siège du SIVU. Les objets non réclamés dans les huit jours qui suivent la manifestation seront déposés à la gendarmerie de Caen.

Article 12 – Utilisation de la cuisine

L’utilisateur s’engage à respecter le règlement du SIVU du Coisel. La cuisine devra être nettoyée et débarrassée de tout matériel et ordures ménagères qui devront être mises dans les containers prévus à cet effet. De plus, seuls les produits d’entretien fournis par le SIVU pour le fonctionnement du lave-vaisselle et le nettoyage intérieur de four pourront être utilisés. En cas de défaut d’entretien ou de détérioration du matériel, les frais de remise en état opérés par le SIVU seront à la charge du locataire.

MESURES DE SÉCURITÉ

Article 13

Les aménagements des salles doivent être conformes au règlement en vigueur. La capacité maximale des salles est de :

Personnes	Grande salle	Petite salle
Assises pour un spectacle	400	60
Assises pour un repas	240	50

L’organisateur doit se conformer à toutes les prescriptions administratives ou de police en ce qui concerne le bon ordre, la tenue des manifestations, et aux mesures nécessaires pour respecter les dispositions relatives à la protection contre les risques incendie et de panique dans les établissements recevant du public.

Aucun véhicule, aussi bien des utilisateurs que des personnes assistant à la manifestation, ne devra stationner devant l’entrée de la salle polyvalente, de même que devant les issues de secours. L’entrée du matériel pour spectacle ou autre manifestation doit se faire obligatoirement par la porte et le quai prévus à cet effet. L’accès aux cuisines se fera par l’arrière du bâtiment (porte métallique). L’entrée du public se fera obligatoirement par l’entrée principale.

Le stationnement des véhicules doit se faire sur les aires prévues à cet effet.

Article 14

Il est interdit de modifier en quoi que ce soit les dispositifs de sécurité (issues de secours, voies de dégagement…).

Article 15

Les organisateurs sont responsables de la tenue des personnes assistant à leurs manifestations.

RESPONSABILITÉS

Article 16

L’utilisateur des locaux répond de toute perte ou détérioration du matériel mis à sa disposition. Il est responsable de tout dommage pouvant survenir soit aux personnes, soit aux biens dans les locaux loués, que ce dommage ait été causé par lui-même, ses employés ou par des personnes ayant pris part à la manifestation.

Article 17

Le SIVU du Coisel décline toute responsabilité en cas de vol, sinistre ou de détérioration du matériel et des objets de toute nature entreposés ou utilisés dans les salles par l’organisateur ou ses employés.

Article 18

L’organisateur est tenu à la stricte application du présent règlement et sera responsable de tout acte dommageable dont l’un des participants ou tiers qu’il aurait admis dans les locaux se serait rendu coupable. Il aura dans ce cas à prendre contact au plus tard le jour ouvrable suivant midi avec un responsable du SIVU.

Le SIVU du Coisel pourra exiger qu’il soit remédié sur-le-champ à tout dommage, sans préjudice d’exécution d’office par le SIVU, aux frais du locataire responsable.

Article 19

Le SIVU du Coisel atteste renoncer au recours qu’il serait en droit d’exercer à l’encontre du locataire à la suite de tout sinistre pouvant atteindre les biens meubles ou immeubles des salles polyvalentes quelles que soient la nature et l’origine des dommages.
En effet, la police d’assurance de la SMACL garantit ces biens pour le compte du propriétaire.

Le locataire devra être couvert par sa propre assurance responsabilité civile et être assuré contre le vol des biens mobiliers entreposés par lui dans ces salles.

Article 20

Le SIVU du Coisel se réserve la possibilité de faire contrôler à tout moment, par le ou la responsable qu’il aura désigné, l’application de ces dispositions.

Article 21 – Dispositions particulières

· spectacles :

Les salles polyvalentes sont des établissements classées en 1^ère catégorie, et comme telle, soumises à la règlement à laquelle les utilisateurs devront souscrire :

- les installations devront être conformes aux normes en vigueur,

- la responsabilité du SIVU du Coisel ne s’étend pas au-delà de ses tableaux de distribution,

- les organisateurs ont l’obligation de souscrire une assurance garantissant leur responsabilité civile ainsi que leur matériel,

- Toutes les issues des salles devront être dégagées et maintenues en position d’ouverture immédiate (aucune porte ne doit être fermée à clé durant la manifestation). Les aménagements et les salles doivent être conformes au règlement en vigueur,

- Il ne pourra être vendu ou utilisé un nombre de billets supérieur à celui des places disponibles,

- La présence des sapeurs - pompiers au cours du spectacle pourra être requise par le SIVU et sera, dans ce cas, facturée aux organisateurs.

· soirées dansantes :

L’association organisatrice doit obligatoirement assurer la sécurité par la présence d’un service d’ordre durant toute la durée de la manifestation (le nom de la société prestataire devra être fourni au SIVU).

La mission de surveillance confiée doit comprendre la sécurité sur le pourtour extérieur de la salle, le contrôle aux portes du hall d’entrée avec obligation d’interdire la présence permanente d’enfants dans cet espace.

Tout refus constaté d’application de ce règlement s’accompagnera d’une mesure temporaire d’interdiction pour l’association concernée.

DISPOSITIONS FINALES

Article 22

En demandant à utiliser les salles polyvalentes, les utilisateurs s’engagent ipso facto à respecter et à faire respecter les prescriptions du présent règlement.

En cas de location simultanée des salles par plusieurs locataires, ces derniers s’engagent à rester dans leur zone de location, afin de ne pas créer de nuisance.

Article 23

Toute personne admise dans les salles sera tenue de se conformer au présent règlement.

Article 24

Le SIVU du Coisel pourra, après enquête, prononcer l’exclusion à titre temporaire ou définitif de tout groupement, association ou particulier qui n’aura pas respecté le règlement.

Article 25

Les infractions seront sanctionnées par des procès-verbaux et poursuivies conformément à la loi.

Article 26

Un exemplaire dudit règlement sera remis à chaque locataire.

Article 27

Le SIVU du Coisel se réserve le droit de modifier à tout moment le présent règlement.

ANNEXE

Il est rappelé au locataire qu’il doit se conformer aux diverses réglementations en vigueur qui concernent notamment :

- la lutte contre les bruits de voisinage (respect du décret n°95-408 du 18 avril 1995),

- les obligations relatives à la déclaration préalable à l’embauche et à l’inscription des salariés sur le registre unique du personnel,

- les dispositions relatives aux salaires et la durée du travail du personnel,

- les conditions de transport des denrées alimentaires,

- les règles relatives à l’hygiène des denrées alimentaires remises directement au consommateur,

- les déclarations relevant de la SACEM et Organisme habilités à percevoir des taxes spéciales,

- le respect des heures de fermeture des débits de boissons et l’attribution de licences,

- la souscription d’une assurance,

Direction Départementale des Affaires Sanitaires et Sociales (DDASS)

14, rue du Clos Herbert BP 537 – 14036 CAEN CEDEX

02 31 45 82 82 (lutte contre le bruit, hygiène des denrées alimentaires)

Direction Départementale du Travail, de l’Emploi et de la Formation Professionnelle (DRTEDP)

3, place st Clair – 14202 HÉROUVILLE ST CLAIR CEDEX

02 31 47 73 51 (déclaration préalable à l’embauche, registre unique du personnel, salaires et durée de travail)

Direction Départementale de l’Agriculture et de la Forêt – services sanitaires

6, bd Général Vannier – La Pierre Heuzé – 14 040 CAEN CEDEX

02 31 45 40 40 (transport et hygiène des denrées alimentaires)

Direction Départementale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DDCCRF)

6, rue de Courtonne – 14 018 CAEN CEDEX

02 31 93 70 03 (transport et hygiène des denrées alimentaires)

Direction Régionale des Douanes et des Droits Indirects

44, quai Vendeuvre – BP3131 – 14072 CAEN CEDEX

02 31 39 46 46 (attribution de licences de débits de boissons)

SACEM (droits d’auteur)

15, avenue de Verdun – 14000 CAEN

02 31 86 35 44

URSSAF du calvados

22, rue d’Isigny 14045 CAEN CEDEX

02 31 29 28 27